Kuten aiemmin olemme uutisoineet ja tiedottaneet jäsenistölle, kausi 2023-2024 tuo tullessaan merkittäviä uudistuksia, joilla on vaikutuksia, paitsi joukkueiden toimintaa ja toimintaympäristöön, myös seuran talouden periaatteisiin.
Muutosten taustalla on huolellisesti keväällä 2023 tehty analyysi, jossa tarkasteltiin seuran toimintaa sekä sen nykytilan että vuosille 2021-2025 laaditun strategian toteutumisen kannalta. Keskeisimmät tunnistetut haasteet havaittiin pelaajakehityksen osalta yksilöiden kehittymisen tukemisessa, oikeanlaisen toimintaympäristön löytämisessä kullekin harrastajalle sekä pelaajamäärän kasvun rajojen lähestymisessä.
Näihin toiminnallisiin haasteisiin pyritään löytämään ratkaisu joukkuerakenneuudistuksella, joka mahdollistaa pienemmät harjoitusryhmät sekä kullekin pelaajalle oman tason mukaisen kilpailullisuutta ruokkivan ympäristön. Näin pystymme edelleen kasvattamaan pelaajamääriä ja samalla tarjoamaan yksilökehitystä paremmin tukevan joukkueympäristön.
Urheilullisten ja toiminnallisten muutosten vaikutuksista olemme viestineet ja viestimme tarkemmin joukkueiden ja valmennuspäälliköiden kautta.
Tämän tiedotteen tarkoituksena on avata tapahtuvien muutosten taustasta sekä vaikutuksista seuramme ja harrastajien arkeen sekä tulevaisuuteen.
Hallinnon haasteet johtamisessa, viestinnässä ja varainhankinnassa
Lisäksi havaitsimme haasteita seuramme keskeisissä tukipilareissa, kuten johtamisessa, viestinnässä ja varainhankinnassa. Organisaation operatiivisessa johtamisessa havaittiin merkittävää aliresursointia strategisessa- ja henkilöstöjohtamisessa. Strategiselle johtamiselle ei ole jäänyt tarpeeksi aikaa, mikä on hidastanut tai jopa estänyt strategisten tavoitteiden saavuttamista, ja samalla on jäänyt hyödyntämättä iso osa seuran potentiaalista liikuttaa ja rakentaa vahvaa yhteisöllisyyttä.
Henkilöstöjohtamisen puutteiden nähtiin puolestaan riskeeraavan päätoimisen, osa-aikaisen sekä vapaaehtoisen työvoiman sitoutuneisuutta ja hyvinvointia, minkä lisäksi nähtiin, että henkilöstöjohtamisen kehittämisellä pystyttäisiin tuomaan tehokkuutta seuran toimintaan.
Viestinnässä haasteiksi tunnistettiin sisäisen viestinnän huono tavoittavuus ja vähäinen kiinnostavuus, ulkoisen viestinnän suunnitelmallisuuden puute sekä vähäinen näkyvyys ja vaikuttavuus.
Sisäisen viestinnän nähtiin olevan merkittävä ja tärkeä tekijä seurayhteisöllisyyden kasvattamisessa, mikä paitsi luo yhteenkuuluvuuden tunnetta mukana jo oleville, myös lisää mielenkiintoa seuraa kohtaan niin uusien pelaajien kuin potentiaalisten yhteistyökumppaneidenkin suunnalta. Uusien yhteistyökumppaneiden löytämisen nähtiin olevan välttämättömyys seuran toiminnan kehittymiselle.
– Sekä hallintoon että toimintaan tehtävillä muutoksilla halutaan varmistaa, että olemme tulevaisuudessa vielä vahvempia ja kehittyminen tapahtuu entistä voimakkaammin ulkoisen varainhankinnan avulla, kertoo arviointi- ja muutosprosessia johtanut seuran toiminnanjohtaja Janne Bruun.
Miten muutokset vaikuttavat seuran talouteen?
Olemme hakeneet alkusyksyn aikana sekä kaupallista johtajaa että viestintäpäällikköä. Uudet rekrytoinnit sekä joukkuemäärän kasvattaminen ymmärrettävästi herättävät kysymyksiä muutosten aiheuttamista kustannuksista.
– Tämä on täysin ymmärrettävää, ja olemme tiedostaneet tämän jo prosessin aikana, ja tästä on käyty useitakin keskusteluja. Olemme myös pyrkineet avoimesti kertomaan muutosten syistä ja seurauksista tiedotteissamme, mutta ehkä tämäkin osoittaa, että esimerkiksi viestinnän ammattilaiselle on seurayhteisössämme tilausta, sillä emme välttämättä ole pystyneet avaamaan muutosten taloudellista puolta riittävän ymmärrettävästi, toiminnanjohtaja Bruun toteaa.
On tärkeää ymmärtää, että hallinnon henkilöstössä tapahtuvista muutoksista vain viestintäpäällikkö on uusi henkilöresurssi.
VJS Vantaa Oy:n toimitusjohtajan tehtävä päättyy sellaisenaan, ja hallinnolliset vastuut siirtyvät Vantaan Jalkapalloseura ry:n toiminnanjohtajalle, joka toimii jo seuran toisen seuran omistaman osakeyhtiön, VJS-kenttä Oy:n toimitusjohtajana.
VJS Vantaa Oy:n toimitusjohtajan toimenkuvaan on kuulunut myynti ja markkinointi sekä edustusjoukkueiden urheilutoiminnan johtaminen ottelutapahtumat mukaan lukien. Tehtävästä johdetaan uusi kaupallisen johtajan toimenkuva, minkä ytimessä on kehittää seuran kaupallista varainhankintaa. Yritysmyynnin ja -markkinoinnin lisäksi hän tulee vastaamaan seurayhteisön tapahtumien ja tapahtumayhteistyön kehittämisestä sekä niiden taloudellisen painoarvon kasvattamisesta.
Viestintäpäällikönkään tehtävä ei täysin uusi taloudellisessa mielessä ole, sillä kuluvan kauden aikana seura on käyttänyt viestintä- ja sisällöntuotantopalveluihin merkittävän summan, jolla on ostettu mm. graafista suunnittelua, brändityötä, sosiaalisen median sisällöntuotantoa sekä videotuotantoa. Valtaosa tästä investoinnista tulee jatkossa siirtymään kokoaikaisen viestintäpäällikön toimenkuvaan.
Kasvavat hallinnon henkilöstökulut katetaan maltillisella korotuksella seuratoimintamaksuihin sekä rekrytointien mahdollistamalla tehokkaammalla kaupallisella varainhankinnalla. Viestintäpäällikkö ja kaupallinen johtaja mahdollistavat merkittävän kehityksen seuran tulovirtojen monipuolistamisessa, mikä puolestaan auttaa reagoimaan nouseviin kustannuksiin sekä rakentaa pohjaa seuran ydintoimintoihin tehtäville investoinneille muuten kuin harrastamisen hintoja nostamalla.
Kilpajoukkuetoimintaan edelleen vahva seuran taloudellinen tuki – kaikille joukkueille entistä vahvemmat valmennuspäällikön tukitoimet
Kuten aiemminkin, myös uudessa joukkuerakenteessa kilpajoukkueiden (VJS/1) sekä useiden kilpailullisten VJS/Punainen-joukkueiden toiminta on edelleen seuralle alijäämäistä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että seura kerää joukkuetoimintamaksuina näiltä joukkueilta vähemmän tuloja kuin mitä toiminnan järjestäminen seuralle kustantaa. Näin tehdään, koska seuran strateginen tavoite johtava pelaajien kasvattaja vaatii investointeja pelaajakehitykseen, mutta samaan aikaan ymmärrämme, että todellisia kustannuksia emme pysty keräämään harrastajien toimintamaksuilla.
Kustannukset katetaan aiemmin mainitusti seuran muulla varainhankinnalla, kuten jäsenmaksuilla, avustuksilla, turnausten tuloilla ja yritysmyynnillä.
Perustasolla joukkueet kustantavat oman toimintansa joukkuetoimintamaksuilla lähtökohtaisesti itse. Voimakkaimmin kasvavat joukkueet tuottavat jopa hieman ylijäämää toiminnallaan. Kaikkien joukkueiden toimintaympäristöä edistääksemme tulemme alkavasta kaudesta lähtien panostamaan entistä enemmän joukkueiden tukitoimintoihin, kuten kouluttamiseen, sparraamiseen ja yhtenäisiin toimintamalleihin.
Myöskään urheilutoiminnassa tapahtuvat henkilöstörekryt, kuten aiemmin uutisoidut uudet valmennuspäälliköt tai kohta julkaistava tyttöjen talenttivalmentaja eivät aiheuta merkittäviä lisäkustannuksia, vaan niiden taustalla on sekä luonnollista henkilöstön vaihtuvuutta että Palloliiton myöntämä tuki tyttöjen talenttivalmennukseen.
Joukkuetoimintamaksujen vertaileminen aiempaan hankalaa
Koska joukkuerakenteen ja sitä kautta joukkueiden koon ja toimintaympäristön muutokset ovat hyvin merkittäviä, on joukkuetoimintamaksujen vertaileminen aiempaan varsin hankalaa. Tärkeää on, että joukkueiden toiminta kehittyy muutosten myötä ja toimintaympäristöstä tulee kaikin puolin entistä parempi jokaiselle harrastajalle.
On myös huomioitava, että harrastamisen kustannustekijät ovat seurasta täysin riippumattomista syistä nousemassa ja hinnan korotusten paineet ovat suuret. Energian hinnan nousu vaikuttaa väistämättä olosuhdekuluihin, joista seuran oma VJS-kenttä Oy:n hallinnoima jalkapallohalli on selkeästi merkittävin olosuhdekuluerä. Hallin kustannusten laskutus VJS ry:lle ei ole vielä ensi kaudeksi tehtävien hinnankorotustenkaan jälkeen koronaepidemiaa edeltävällä tasolla, jolloin hintoja laskettiin toiminnan ollessa pitkiä aikoja seisahtuneena. Olosuhteiden osalta toimitaan tällä hetkellä kieli keskellä suuta kaikkia ei-välttämättömiä kuluja välttäen.
Päätoimisen sekä osa-aikaisen henkilöstön suhteen on erittäin suuret palkkatason korotuspaineet, emmekä ole pystyneet seuraamaan yleistä palkkakehitystä viime vuosien aikana. Palkkatason yleinen nousu on aiheuttanut henkilöstökulujen kasvua silti meilläkin.
Taustalla henkilöstökulujen nousussa on myös riittämättömät vapaaehtoisresurssit. Moni vapaaehtoisistamme tekee jo nyt todella paljon pyyteetöntä työtä seuramme ja joukkueidemme eteen, mutta kokevat vastuun kertyvän yhä enemmän heidän harteilleen, kun vapaaehtoistoiminnan kiinnostus laskee laskemistaan ja pelaajien vanhempia on yhä hankalampi saada mukaan toimintaan – niin valmentajiksi, joukkueenjohtajiksi kuin muihinkin vapaaehtoistehtäviin. Emme ole myöskään pystyneet kasvattamaan omaa tuotantoamme valmentajamarkkinoille, mihin olemme tänä vuonna nyt panostaneet ja tulemme ensi vuonnakin panostamaan valmentaja-akatemian toiminnan kautta.
Kaikesta tästä huolimatta olemme pyrkineet tekemään kaiken voitavan, että harrastamisen hintojen kehitys olisi perheiden kantokyvyn rajoissa.
Olemme myös onnistuneet kasvattamaan harrastamisen tukirahaston määrärahoja, joilla pystymme pitämään heikommassa asemassa olevien perheiden harrastajia mukana toiminnassa.
Edustusjoukkueiden omavaraistuminen avainasemassa
Eräs erittäin tärkeä tekijä seuran tulevien talousnäkymien suhteen on seuran edustusjoukkueiden toimintojen omavaraistuminen.
Yhtiön omavaraisuuden saavuttamisen arvioitiin vievän aikaa, eikä kaksi vuotta sitten perustettu VJS Vantaa Oy ole onnistunut rakentamaan riittävää liikevaihtoa kattaakseen edustusjoukkueiden ja esim. niiden ottelutapahtumien kustannukset, vaan VJS ry on joutunut rahoittamaan toimintaa varainhankinnallaan.
Päätimme nyt ottaa yhden askeleen taaksepäin ja riisua edustusjoukkueiden taloudellisen taakan yhtiöltä ja siirtää edustusjoukkueiden talous katettavaksi seuran ja VJS Vantaa Oy:n varainhankinnalla. Seuran harrastajien toimintamaksuja ei edustusjoukkueiden kustannuksiin käytetä, vaan rahoitus hankitaan tapahtumatuotoista, yritysmyynnistä ja muusta seuran varainhankinnasta.
Edustusjoukkueiden urheilutoiminnan johto siirtyy huippu-urheiluvaiheen valmennuspäällikön sekä urheilutoimenjohtajan alaisuuteen, ja VJS Vantaa Oy keskittyy nyt toistaiseksi ennen kaikkea kehittämään seurayhteisön kaupallista varainhankintaa. Pitkän tähtäimen tavoitteena säilyy edustusjoukkuetoimintojen omavarainen toiminta VJS Vantaa Oy:n rahoittamana.
Kaikki muutokset tarkkaan harkittuja, vastuullisia ja yhdistystoiminnan periaatteiden mukaisesti tehtyjä
Vantaan Jalkapalloseura ry. on yleishyödyllinen yhteisö, joka toimii yhdistyslain ja omien sääntöjensä mukaisesti. Muutoksen taustalla on valmistelijoiden ja päätöksentekijöiden paras tahto ja uskomus, että toimenpiteet ovat seuran toiminnan ja jäsenistön parhaaksi.
Toimintasuunnitelma ja talousarvio kaudelle 2023-2024 ovat valmistumassa ja sitä esitetään seuran syyskokouksen hyväksyttäväksi syyskokouksessa 25.10. klo 17:30 alkaen Myyrmäen jalkapallostadionin klubitilassa. Samassa kokouksessa valitaan myös seuralle puheenjohtaja ja uusia hallituksen jäseniä sekä vahvistetaan seuran jäsenmaksut alkavalle kaudelle.
Seuran kokouksissa yhdistyksen toiminnan ylintä valtaa käyttää seuran jäsenistö. Tervetuloa seuran syyskokoukseen 25.10.2023 klo 17:30 alkaen Myyrmäen jalkapallostadionille! Tutustu seuran kokousten äänioikeussääntöihin ja kokouksen asialistaan: dev.vjs.fi/yhdistyksen-saannot
Ennen syyskokousta järjestämme kaikille avoimen tiedotus- ja kyselytilaisuuden keskiviikkona 4.10. klo 17:00 alkaen Teams-verkkotilaisuutena.
Tiedotusosion jälkeen vastaamme jäsenistön kysymyksiin, joita voi jättää ennakkoon verkkolomakkeella. Vastaamme myös tilaisuuden yhteydessä esitettäviin kysymyksiin, mikäli aikaa ennakkokysymyksiltä jää.
Toivotamme teidän lämpimästi tervetulleeksi sekä 4.10. tiedotus- ja kyselytilaisuuteen sekä syyskokoukseen 25.10.
